Verimli Dijital Toplantılar İçin Tüyolar

Çalışırken, toplantılar olmazsa olmaz. Özellikle farklı disiplinlerin birbirleri ile iletişimi için toplantılar iş dünyası için hayati önem taşıyor. Şüphesiz önceliğimiz yüzyüze ve bir arada olabileceğimiz toplantılar; fakat globalleşme bizi teknolojiyi geliştirmeye, teknoloji de alışkanlıklarımızı değiştirmeye zemin hazırladı ve bugünlerde iyi ki dediğimiz birçok teknolojiyi daha sık kullanmaya başladık.

Birçoğumuzun evden çalıştığı bugünlerde işimizi kolaylaştıran yöntem; görüntülü toplantılar.

Peki nelere dikkat edersek daha verimli görüntülü toplantılar gerçekleştirebiliriz?

İşte cevaplar:

Toplantı Öncesi Hazırlıklar

1-Konunuzu ve Sorularınızı Önceden Hazırlayın
Toplantı şekli ne olursa olsun, konudan sapma ihtimali her zaman yüksek. Bunu konferans görüşmelerinde de önlemek için konuşacağınız konuları mutlaka önceden belirleyip, katılımcılarla da önceden paylaşın. Bu sayede katılımcıların da hazırlıklı gelmesini ve konuların havada kalmasını önleyebilirsiniz.

Netleştirmek istediğiniz konular için sorularınızı önceden belirleyip not almak, toplantı sırasında işinizi kolaylaştırır. Notlarınızdan takip ederek sorularınızı paylaşabilir, cevaplarınızı o anda alabilirsiniz.

2-Teknik Olarak Toplantıya Hazır Olduğunuzdan Emin Olun
Toplantı öncesinde mutlaka mikrofon, kamera gibi donanımlarınızın çalışıp çalışmadığını kontrol edin. Cihaz şarjı ve internet bağlantısı gibi konular için de mutlaka toplantı saatinden 10 dakika önce son kontrollerinizi yapın. Bu sayede toplantının başlama süresine sadık kalabilir ve toplantının verimli geçmesini sağlayabilirsiniz.

3-Giysi Kodu
Evden çalışma ortamı ofise göre oldukça rahat. Bu kesin. 😊 Söz konusu iş toplantıları olunca rahattan biraz da olsa ödün verilmesi gerekebilir. Bu nedenle toplantılar öncesi giyiminizin ve görüntünüzün daha özenli olmasına dikkat ediniz. Evden çalışma modelinde uzmanların görüşüne göre; ofis çalışma düzenindeki gibi hazırlanmak, ev halinden çıkmak motivasyon için önemli konuların başında geliyor.

4-Doğru Toplantı Ortamını Sağlayın

Çevrenizdeki dikkat dağıtıcı unsurları kaldırın. Gürültüden uzak olan bir alanda toplantıya katılmaya gayret gösterin. Evde ya da toplantıya katılacağınız alanda sizden başka birileri varsa, onları toplantıya katılacağınız ile ilgili uyarın.

Toplantı Sonrasında Dikkat Edilmesi Gerekenler

1-Toplantının Başında Katılımcıları Tanıtın ve Bir Moderatör Belirleyin

Toplantı süresi ve sonrasında çıktıların doğru şekilde belirlenebilmesi için toplantıda görevlerin de açıkça belirlenmesi gerekir. Öncelikle kendinizi tanıtarak başlayabilirsiniz. Diğer katılımcıların da kendilerini tanıtmalarına izin verin. Arada boşluklar olmaması için toplantıyı yönetecek olan kişiyi toplantı başında belirleyin. Bu kişinin konuya hakimiyetinden emin olmalısınız. Bu sayede toplantının gündeminden ve zamanlamasından sapmamasını sağlayabilirsiniz.
2-Toplantı Notlarını Kimin Alacağını Belirleyin

Moderatör kadar notları alacak kişinin, toplantının başında belirlenmesi çok önemlidir. Toplantı sırasında çıkan sonuçlar, belirsiz kalan alanlar ve kimin hangi işi takip edeceği gibi önemli bilgiler konuşulur fakat toplantı bittikten sonra yazıya dökülmeyen bu notlar genelde havada kalır ve zaman aşımı ile unutulur. Bu nedenle tüm bu notları alacak olan katılımcının, toplantının başında belirlenmesi gerekir.

3-Teknik Sorunlar İçin Hazırlıklı Olun

Dijital toplantılarda dijital sorunlar ortaya çıkabilir. O sırada nasıl müdahale edeceğinizi bilmek için kullanacağınız uygulamayı önceden keşfedin. Birden fazla katılımcı ile gerçekleşen toplantılarda ses yankılanabilir ve karşıya rahatsız edici sesler gidebilir. Bu nedenle dinlemeye geçtiğiniz aşamada mikrofonunuzu kapatabilirsiniz. Anlık kamera donmalarında izin isteyerek kamerayı ya da uygulamayı kapatıp açın. Bilirsiniz; kapatıp açmak çoğu zaman işe yarar. 😊

4-Ekranınızı Paylaşın Bir doküman üzerinde çalışacaksanız, ekranınızı paylaşarak vermek istediğiniz mesajı daha anlaşılır aktarabilirsiniz. Unutmayın; görsel anlatımlar %65 daha akılda kalıcıdır. 

5-Dış Etkenler
Telefon, akıllı saat gibi iletişim araçlarınızın bildirim seslerini toplantı sırasında kapatın. Bu sayede konudan bağımsız gelen mesaj ya da aramaların dikkatinizi dağıtmasını engelleyebilirsiniz. 

6-Toplantıyı Kapatın
Nasıl ki toplantı başlarken bir giriş konuşması yaptıysanız, kapatırken de mutlaka bilgilendirme yapın ve sonrasında yazılı olarak toplantı notlarının paylaşılmasını sağlayın.

Aslında hepimizin bildiği ama hızlı çalışma temposunda atladığımız küçük detayları hatırlamak, umarız evden çalıştığımız bugünlerde, dijital toplantılarımızı daha verimli hale getirebilir.

Okuduğunuz için teşekkürler. Sağlıklı günler dileriz.

Univera Kurumsal İletişim