e-Dönüşüm Rehberi

E-Fatura, E-Arşiv, E-İrsaliye Uygulamalarına Kimler Geçmeli?

CİRO BAZLI DAĞILIM	E-FATURA	E-ARŞİV	E-İRSALİYE
2018 ve 2019 Brüt Satış Hasılatı 5M TL ve Üzeri Olanlar	1 Temmuz 2020	1 Temmuz 2020
2018 Brüt Satış Hasılatı 25M TL ve Üzeri Olanlar	Mevcutta Zorunlu	Mevcutta Zorunlu	1 Temmuz 2020

Geçiş İşlemleri

Geçiş işlemlerimi nasıl yapmalıyım?

Bildiğiniz gibi yasal uygulama ile birlikte e-dönüşüm zorunlu hale geldi. Tabloda yer alan kriterler doğrultusunda E-Dönüşüm Modülü'ne sahip olmak için satis@univera.com.tr adresi üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.

E-Fatura Geçişinde İzlenmesi Gereken Adımlar

1-Mali Mühür Başvurusu

Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden mali mühür başvurusu yapınız.
http://mm.kamusm.gov.tr/surecler/#basvuru_sureci

2-GİB Başvurusu

Mali mührünüz geldikten sonra Gelir İdaresi Başkanlığı'na elektronik başvuru yapabilirsiniz. Başvuru yöntemi olarak özel entegrasyonu seçmelisiniz.
https://portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru

3-Entegratör Bilgisi

Uni-Dox Özel Entegratörlük için yeni bir hesap oluşturup sipariş girişi ve kontör alımı gerçekleştirmelisiniz.

musteriiliskileri@univera.com.tr adresinden başvurunuzu yapabilirsiniz.

4-Kurulum ve Devreye Alma

Geçiş yapabilmek için musteriiliskileri@univera.com.tr adresinden randevu alabilirsiniz.

E-Arşiv Geçişinde İzlenmesi Gereken Adımlar

E-Fatura mükkelefiyseniz Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvuru yapmanıza gerek olmadan musteriiliskileri@univera.com.tr  adresinden geçiş işlemleri ile ilgili randevu alabilirsiniz.
E-Fatura mükkellefi değilseniz; önce E-fatura uygulamasına geçmelisiniz.
(E-Fatura Geçişinde İzlenmesi Gereken Adımlar başlığı altındaki yönlendirmeleri izleyerek işlemi gerçekleştirebilirsiniz.)

E-İrsaliye Geçişinde İzlenmesi Gereken Adımlar

E-Fatura mükellefi iseniz; e-İrsaliye çözümünü kullanmaya başlayabilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvurma zorunluluğunuz bulunmamaktadır. Aşağıdaki adımları izleyerek işlemi gerçekleştirebilirsiniz.

*E-Fatura mükellefi değilseniz; e-İrsaliye uygulamasının kolaylıklarından yararlanmak için öncelikle e-Fatura uygulamasına geçmeniz gerekir.

1-E-Dönüşüm Lisansı

E-Dönüşüm lisansına henüz sahip değilseniz, satis@univera.com.tr adresinden bizimle iletişime geçerek lisans alabilirsiniz.

2-Özel Entegratörlük Başvurusu

Desteklenen entegratörler veya Uni-Dox Özel Entegratörlüğü’ne başvuruda bulunulması yeterlidir. Başvuru için musteriiliskileri@univera.com.tr adresi ile iletişime geçebilirsiniz.

3-Desteklenen Panorama Sürümü

E-İrsaliye geçişi için Panorama 7.22.5.500 ve üzeri versiyonda olmak şartı bulunmaktadır. Bu versiyon dışında bir sürüm kullanıyorsanız, geçişlerin planlanması için Proje Yöneticiniz ile görüşebilirsiniz.

4-Geçiş Planlama için Randevu Alma

E-İrsaliye geçiş işlemleri için 1 Nisan - 15 Mayıs arasında musteriiliskileri@univera.com.tr adresinden randevu alınız.
E-Fatura mükkellefi değilseniz; önce E-fatura uygulamasına geçmelisiniz. (E-Fatura Geçişinde İzlenmesi Gereken Adımlar başlığı altındaki yönlendirmeleri izleyerek işlemi gerçekleştirebilirsiniz.)

E-İrsaliye ile ilgili detayları yazının sonunda bulabilirsiniz.

Desteklenen Entegratörler

Panorama E-Dönüşüm Modülünde Hangi Entegratörler Desteklenmektedir?

Panorama E-Dönüşüm Modülü, Uni-Dox, FIT, E-Finans, Kolaysoft, Logo, EDM entegratörleri ile uyumludur.

Desteklenmeyen Entegratörler

Panorama E-Dönüşüm Modülünde Desteklenmeyen Entegratörler için Ne Yapmalıyım? Panorama’dan girilen faturalar için entegratörlük ve E-Dönüşüm Modülü ile ilgili tek yerden destek almak isterseniz Univera’nın özel entegratörlük çözümü Uni-Dox’u tercih edebilirsiniz.

Termal Mobil Yazıcı

E-Dönüşüm ile Birlikte Faturalarımı Mobil Yazıcıdan Basmak İstiyorum? Hangi Cihazı Kullanmalıyım? 

Kardeş şirketimiz Univis’ten Panorama’da desteklenen termal yazıcılar ile ilgili destek alabilirsiniz. info@univis.com.tr

E-İrsaliye Kullanıcıları için Önemli Bilgiler

E-İrsaliye Nedir?

Mevcut durumda kâğıt ortamda düzenlenen “sevk irsaliyesi” belgesinin dijital halidir.

*Taslak tebliğe göre zorunlu geçiş tarihi 01 Temmuz 2020'dir. Geçiş işlemi bu tarihten önce yapılabilir. Univera olarak; işlemleri önceki tarihlerde yapmanızı önemle öneririz. 

E-İrsaliye Süreci Nasıl İşler?

• Alıcı değişiklik yapmadan birebir irsaliyeyi kabul ettiğinde ilgili irsaliyeye istinaden e-fatura oluşturulabilir.
• Satıcı alıcıdan cevap alamadığı durumda 7 günlük yasal süreyi beklemeden ilgili irsaliyeye istinaden e-faturayı oluşturabilir.
• Kısmi sevk durumunda ürün reddedildiğinde bu ürün için sevkiyat yapılma ihtiyacı var ise (ürünün geri gönderilmesi şeklinde) e-İrsaliye düzenlenmesi zorunludur.
• Kısmi sevk durumunda e-fatura oluşturulmadıysa e-fatura kısmi sevk edilen miktarlara göre düzenlenebilir.
• Kısmi sevk durumunda e-fatura oluşturulduysa, alıcı red ettiği miktar için iade e-faturası düzenlemelidir.

E-irsaliye ile alıcıya gidildiğinde teslimat noktası kapalı veya herhangi bir sebepten ürünler teslim edilemeyecek ise güncel bilgilerle dönüş e-irsaliyesi düzenlenmesi zorunludur.

• Alıcı değişiklik yapmadan birebir irsaliyeyi kabul ettiğinde ilgili irsaliyeye istinaden e-fatura oluşturulabilir.
• Satıcı alıcıdan cevap alamadığı durumda 7 günlük yasal süreyi beklemeden ilgili irsaliyeye istinaden e-faturayı oluşturabilir.
• Kısmi sevk durumunda ürün reddedildiğinde bu ürün için sevkiyat yapılma ihtiyacı var ise (ürünün geri gönderilmesi şeklinde) e-İrsaliye düzenlenmesi zorunludur.
• Kısmi sevk durumunda e-fatura oluşturulmadıysa e-fatura kısmi sevk edilen miktarlara göre düzenlenebilir.
• Kısmi sevk durumunda e-fatura oluşturulduysa , alıcı red ettiği miktar için iade e-faturası düzenlemelidir. 
• E-irsaliye ile alıcıya gidildiğinde teslimat noktası kapalı veya herhangi bir sebepten ürünler teslim edilemeyecek ise güncel bilgilerle dönüş e-irsaliyesi düzenlenmesi zorunludur

• Müşteriye öncelikle matbu sevk irsaliyesi düzenlenecek ve bu irsaliye üzerinde "e-İrsaliye Ayrıca Düzenlenecektir" ibaresine yer verilecektir.
• Bu şekilde düzenlenen matbu sevk irsaliyelerinin e-İrsaliye’den en geç izleyen 2 gün içinde dönüştürülmesi zorunludur. 
• Matbu sevk irsaliyesine istinaden daha sonradan düzenlenecek e-İrsaliye'lerGİB tarafından özelleştirilen "MATBUDAN DÖNÜŞTÜRÜLEN E-İRSALİYE" tipinde düzenlenmesi ve bu e-İrsaliye belgesinin ilgili alanında matbu kağıt olarak düzenlenen sevk irsaliyesinin bilgisine (tarih, belge no) yer verilmesi gerekmektedir.

E-İrsaliye Alıcısının Yanıt Seçenekleri Nelerdir?

↦ Kabul Edilebilir

• e-İrsaliye, üzerinde bulunan tüm kalemlerle birlikte kabul edilebilir.

↦ Kısmi Kabul Edilebilir

• Uygulama yanıtlarında kalem bazında Kabul Edilmeyen Miktar, Eksik Miktar veya Fazla Miktar belirtilebilecektir.
• Kabul edilmeyen ürünlerin satıcıya geri sevk edilebilmesi için yeni e-irsaliye düzenlenmesi gerekmektedir.

↦ Reddedilebilir

• Alıcı malın fiili sevkinden önce e-İrsaliye, üzerinde bulunan tüm kalemlerle birlikte red edilebilir.
• e-irsaliye üzerindeki fiili sevk zamanından sonra alıcı tarafından red yanıtı dönülmesi sistemsel olarak engellenmiştir. 
• e-İrsaliyenin alıcısı tarafında sehven reddedildiği durumlarda ivedilikle yeni belge numarası ile e-İrsaliye düzenlenmesi gerekmektedir.

↦ Yanıt Vermeyebilir

• Sistemsel olarak 7 gün içinde herhangi bir yanıt dönülmemiş eİrsaliyelere konu malların alıcıları tarafından tam olarak teslim alındığı ve satıcıları tarafından bu malların tamamı için e-Fatura düzenleneceği kabul edilmektedir.

E-İrsaliye ve E-Fatura Düzenledikten Sonra Faturanın Reddedilme Durumu

• e-Fatura’nın reddedilmesi durumunda e-İrsaliye'nin iptali ve düzeltilmesi söz konusu olmayacaktır.
• Uygulama yanıtlarında kalem bazında Kabul Edilmeyen Miktar, Eksik Miktar veya Fazla Miktar belirtilebilecektir. Kabul edilmeyen ürünlerin satıcıya geri sevk edilebilmesi için yeni e-irsaliye düzenlenmesi gerekmektedir
• Düzenlenen e-Fatura ile e-İrsaliyesi arasında oluşabilecek bilgi tutarsızlıkları başka bilgi ve belgelerle (ör: teslim/tesellüm makbuzları vb.) ibraz edilecektir.

E-İrsaliye Sürecinde Teslim ve Tesellüm Belge Kullanımı 

• Sevk irsaliyelerinde zorunlu bilgilere ilave olarak "Teslim Eden" ve "Teslim Alan" alanlarına bastırılan belgelerde yer verilmekte ve fiili teslimlerde bu alanlar doldurulup imzalanarak, fiili teslimata ilişkin taraflarca imzalı bir belge (teslim/tesellüm belgesi) olarak da kullanılabilmektedir.
• e-İrsaliye yanıtını ve Teslim & Tesellüm belgeleri birlikte kullanılacaksa , düzenlenen irsaliye yanıtı ile ilgili bu belgelerdeki bilgilerin uyumlu olması gerekmektedir (Ör: Mal Miktarı).
• Belgeler arasında farklılık olması durumda ise sevkiyata ait e-fatura düzenlenirken, Teslim & Tesellüm belgesi üzerindeki bilgiler dikkate alınmalıdır ve sevkiyata ait tüm bilgiler birlikte muhafaza edilmelidir.

 E-İrsaliye ile İlgili Önemli Notlar 

• e-Fatura ile e-Arşiv Faturalarda, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Söz konusu kâğıt çıktıya "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin yazılması ve kâğıt çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur.
• Satılan malın teslimi anında faturanın da düzenlenmesi halinde, ayrıca sevk irsaliyesi kesilmesine gerek bulunmadığından malın fatura ile birlikte taşınması yeterlidir. 
• e-İrsaliye uygulamasından yararlanan mükellefler, e-irsaliye uygulamasına kayıtlı olmayanlara da sevk irsaliyesini, e-irsaliye olarak düzenleyebileceklerdir. 
• Malın fiili sevki sırasında araç içinde e-İrsaliyenin bir örnek kâğıt çıktısının bulundurulması ya da elektronik olarak görüntülenmesinin sağlanması zorunludur. 
• Termal yazıcıdan e-fatura çıktısı alarak tek yazıcından hem e-irsaliye hem de e-fatura çıktısı alınabilmektedir. 
• E-Fatura çıktısını termal yazıcıdan almak isteyen mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığından izin almaları gerekmektedir.

E-İrsaliye Üzerinde Bulunması Gereken Bilgiler

e-İrsaliye’de aşağıda yer alan bilgilerin bulunması zorunludur:

• e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası.
• e-İrsaliyeyi düzenleyenin adı/soyadı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası. 
• Müşterinin adı/soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, işyeri adresi ve farklı ise teslimat adresi. 
• Taşınan malın nevi, miktarı. 
• Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı. 
• Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek üzere, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod (Başkanlık tarafından ebelge.gib.gov.tr adresinden yapılan duyuruda belirtilecektarihten itibaren). Başkanlık, ihtiyaç duyulması halinde söz konusu bilgilere ilave bilgilerin de e-İrsaliyede bulunmasını mükelleflere gerekli duyuruları ebelge.gib.gov.tr adresinde yaparak isteyebilir. 

*Mükellefler e-İrsaliye üzerindeki zorunlu bilgilere ilave olarak ihtiyaçları doğrultusunda farklı bilgilere de yer verebilir.

E-Dönüşüm ile ilgili talep ve sorularınızı İletişim Formumuz üzerinden bize iletin.