Zaman Yönetimi İpuçları

Zaman yönetimi, herhangi bir eğitim döneminde öğretilmeyen, kişilerin kendi kendilerine öğrendikleri önemli bir beceridir. Zaman sabit gözüksede (1 gün = 24 saat)  bu yeteneği olan kişiler, olmayan kişilere oranla daha fazla zamana sahiptir.  Yazılım geliştirmek elbette heyecan vericidir, kodlamaya başladığımızda kendimizi kaptırır ve zamanın nasıl geçtiğini anlamayız. Zamanımızın neredeyse tamamını çalışarak geçirmek zamanı yönettiğimizi değil, zamanın bizi yönettiğini göstermektedir. Psikolojik, sosyolojik ve diğer ihtiyaçlarımızın karşılanabilmesi için zamana ihtiyacımız vardır.

Bu yazımızda yaşamımızı daha kaliteli ve başarılı hale getirecek zaman yönetim ilkelerinden bahsedeceğiz.

Uzun ve kısa vadeli hedeflerinizi belirleyin

Daha iyi bir yaşam için; öncelikle sizin için neyin “en iyi” olduğunu bilmelisiniz. Gelecek hafta, gelecek dörtte birlik dilim, gelecek 20 yılda kendinizi nerede görmek istiyorsunuz? Bu soruları yanıtlayarak yaşamınızdan ne istediğiniz karar vermelisiniz.

Tembel bir şekilde plan yapmayın

Napolyon’un “Sadece düzgün planlanmış şeyler istenen sonucu üretebilir.” sözü aslında planlamanın ne kadar önemli olduğunu vurgulamaktadır. Planlama yaşamınızın hiç bir döneminde göz ardı edilmemelidir, bu sebeple planlama için zamana yatırım yapılmalıdır. “ Bazen oturup düşünürüm ve bazen sadece otururum” olgusu zamanınızın büyük bir kısmını kaybetmenize sebep olur. Kendinizi düşünceye dalmış şekilde buluyorsanız, kafanızı dağıtmak için başka bir işe geçin, camdan dışarıya bakın yada gözlerinizi dinlendirin. Planlama yaparken gerçekçi olun ve planlarınızı sürekli güncelleyin. Planlarımı yaparken zamanı bankaya yatırdığınız para olarak düşünebilirsiniz. Eğer planınız gerçeklikten uzak olursa bu paranın sürekli azaldığını varsayın. Planlama yaparken bu örneği düşünürseniz, planlarınızın ne kadar başarılı olacağını göreceksiniz.

Plan yapamıyorsanız, işleri takip edin

Plan yapmadığınız takdirde, sonra olacaklara üzülmemeniz gerekir. Bir kağıt, excel sayfası yada herhangi bir görev yönetim yazılımı üzerine yapılacak işlerinizi yazın ve bir saatlik dilimlerle bu yazdıklarınızı güncelleyin(Gün sonunda değil !!!). Bu şekilde sizin işinizi yarıda kesen yada tekrarlayan işleri görebilirsiniz. İşlerinizi kayıt altına alarak sonraki işlerde işinizi aksatan durumları planlayabilirsiniz.Oluşturduğunuz listeye bakın ve yapmanızı gerektirmeyen, başka bir kişinin daha etkili ve hızlı yapabileceği eylemleri vb. işleri bulmaya çalışın.

Tüm işlerinizi yapılacak işler listesinde toplayın

Bazen işimizin olmadığını düşünürüz, daha sonra çok acil yetiştirmemiz gereken iş(ler)imiz  olduğu aklımıza gelir( yada yöneticilerimiz tarafından hatırlatılır). Bu zor durumlar ile karşılaşmamak adına gelen tüm işlerimizi yapılacak işler listesinde toplamak gerekmektedir. İş listesindeki her madde için termin süresi belirleyin, bu yöntem son dakikada akla gelen işlerin stresini ortadan kaldırmanıza yardımcı olacaktır. Dolayısıyla son anda iki ayağınızın bir pabuca girmesini önlemiş olursunuz J

Öncelikleri Belirleyin

Drucker Dictum  “İş yapmak doğru iş yapmaktan önemli değildir.” demiş.  Yazılım geliştirmede uzun zaman harcanarak yapılan işler bazen müşterileriniz için eksik yada  işe yaramaz gözükebilir.  Yazılım veya web geliştirmede  yapılacak işlerin önceliği için aşağıdaki bir kaç ipucu size yardımcı olacaktır;

1.    Öncelikle işlerin sırasını müşteri yada yöneticinize sormalısınız. 

2.    Yapacağınız işe bağlı başka işler var ise bu işe öncelik vermelisiniz.

3.    Öncelikleri aynı olan işlerde zor olan işe öncelik veriniz.

İşlerinizi Delege Edin

Çevrenizdeki insanlara işinizin bir kısmını devretmekten çekinmeyin. Sadece hedefleri verin, işin sorumluluğunu devretmeyin. Yapılacak işi net bir şekilde tanımlayın. Aşağıdaki kurallar yapılacak işin devredilip devredilmeyeceğinin belirlenmesinde kullanılabilir:

• Devredeceğiniz kişi, bu işi sizden daha iyi ve hızlı mı yapacak? Evet ise, şüphesiz işi devredin.
• Önemli yada acil bir işi yapmanız gerekiyorsa, sıradaki işi başka bir kişiye devredebiliyor musunuz? Evet ise, işi devredin.
• Siz ofis dışında iken,  size ihtiyaç duyulmadan işi yapacak başka bir eleman var mı? Evet ise, işi devredin.
• Üzerinizdeki işi yöneticinize yada patronunuza da devredebilirsiniz. Elbette burada  önemli olan görevi suistimal etmemenizdir.

Çoklu proje ortamında, tüm takım elemanları eşit olarak çalışamayabilir. Kimisi daha çok iş yaparken kimisi daha az iş yaparlar. Goldrat’ın sınırlama teorisine göre, ekibin en  yavaş elemanı işini tamamlamadan proje tamamlanmış sayılmaz. Tüm devir işlemleri ekip üyeleri arasında yapılmalıdır. Bu işlem sadece dürüst ve iletişimi olan ekipler içerisinde etkili olacaktır. Örneğin Scrum ekipleri.

Mükemmel iyiden daha iyi değildir

Kod yazarken, örneğin, işi zamanında bitirmek herkes için en uygun çözümü bulma endişesinden daha önemlidir. Gereken işi  tamamladıktan sonra  yapılan işe daha çok özellik ekleyebilirsiniz. Öncelikle elinizden gelenin en iyisini ve doğrusunu yapmak önemlidir. Kodlama standartı ve kod kalitesinden vazgeçmemeniz gerekir. Gelişigüzel  yazılan kodlar sonradan  daha fazla problem ve daha fazla zaman kaybına neden olacaktır. Birim testleri kullanmak, daha kaliteli kod geliştirmenizi ve yazdığınız koda daha fazla güvenmenizi sağlacaktır.   Zor işleri küçük parçalara ayırın İnsanlar genellikle zor işleri hep en sona bırakmayı düşünürler.  Elinizdeki işleri küçük yönetilebilir parçalara ayırarak tamamladığınız takdirde, aslında zor gözüken işlerin ne kadar çabuk ve kolay tamamlandığını göreceksiniz. Burada “Nasıl test ederim” düşüncesi parçalara ayırmada ve işin tamamlanmasında size yardımcı olacaktır.

Zamanınızı boşa harcattıran sebepleri tanımlayın

Genellikle çevremizdeki kişiler ile birebir, telefon, eposta yada mesajlaşarak  iletişim halinde olabiliriz.  Bu tür iletişimler işinizin bölünmesine, konsantrasyonunuzu kaybetmenize sebep olacaktır. 6-9 dakikalık bir görüşme sonrasında tekrar işe dönmeniz için ekstra 4-5 dakika gerekecektir.  Toplamda bir görüşme için 12 dakika harcadığınızı düşünürsek 5 görüşme size gün içerisinde 1 saatinizi kaybetmenize sebep olacaktır. Elbette görüşmeleriniz olacaktır. Önemli olan bu süreleri daha kısa tutmak gerektiğidir. Örneğin eşiniz  yada sevgiliniz aradığında telefonu açmazsanız, bu sizin için hoş bir durum olmayabilir J Bu şekilde harcanan zamanlarınızı nasıl azaltmanız gerektiğini düşünmelisiniz. Tüm resmi görerek zamanınızı nasıl kullanmanız gerektiğine karar verebilirsiniz. Emin olun ki patronunuz yada yöneticiniz sizin için  zaman kaybettirici değildir.

Planınızda rahatlamak ve dinlenmek için  de yer ayırın

Oxford üniversitesinde insan metobolizması profesörü Keith Frayn TV Plus kanalındaki bir konuşmasında “ Normal bir kişi su ve yiyecek olmadan 60 gün hayatta kalabilir” demiştir. Fakat uykusuzluğa bu kadar süre dayanmak mümkün değildir. 1964 senedinde, Randy Gardner isimli 17 yaşındaki bir lise öğrencisi 264 saat(yaklaşık 11 gün) uyanık kalarak  Guiness rekorlar kitabına girmiştir.

Yorgun olduğunuz zamanlarda kendinizden yüksek verim beklememelisiniz. Uyku beynimizi şarj ederek daha net düşünmemizi sağlar. Günlük planlarınızı yaparken uykudan tasarruf etmemelisiniz.   

Yazılım geliştiriciler, bir gününü  8 saat bilgisayar başında oturarak geçirirler. Bu durum vücudumuzda duygusal ve fiziksel hasarlara yol açar. En önemli organımız hepimizin bildiği üzere gözlerimizdir. Uzun süre ekrana bakmak gözlerimizin bozulmasına sebep olacaktır. Bu durumun gözlerdeki zararlı etkisini azaltmak için bir çok göz egzersiz tekniği bulunmaktadır.  Google da “göz egzersizleri” yada “training eyes” yazdığınızda sizin için uygun egzersizleri bulacaksınız. Bu egzersileri günlük olarak planlayabilirsiniz. Benim en çok kullandığım teknik ise arada suni göz yaşı damlası kullanmak yada ıslak bir pamuk ile gözlerimi silmek.  Arada esnemek te gözlerinizin sulanmasına ve vücudunuza oksijen girmesiniz sağlayacaktır.

Meslektaşlarınıza yada arkadaşlarınıza soru sormaktan çekinmeyin

Hemen hemen her IT projesi  çeşitli riskler taşır. Bu riskler proje başlangıcında farkedilebileceği gibi daha sonradan da ortaya çıkabilir. Yazılım geliştircilerin bu riskleri çözmesi gerekir. Bazı riskler çabuk çözülürken bazıları günler hatta haftalar alabilir. Harcanan zamanı önlemek adına iş arkadaşlarınızın tavsiyesini alabilirsiniz. Bazı durumlarda işinize o kadar gömülürsünüz ki problemin kolay bir şekilde çözülebileceği aklınıza gelmez. Çıkış yolu bulamadığınızda bir arkadaşınıza danışmanız size zaman kazandırabilir.

Kendinizi ödüllendirin

Hepimiz tamamladığımız iş için ödül yada övgü bekleriz. Ödül eksikliği çalışma isteğimizi, motivasyonumuzu düşürür. Neden kendimiz için birşeyler yapmaktansa başkaları için çalışmayı tercih ederiz?  Uğraştığımız işin tamamını yada herhangi bir bölümünü tamamladıktan sonra kendinizi ödüllendireceğinize söz verin. Örneğin ; işinizi tamamladıktan sonra istediğiniz bir filmi seyredebilirsiniz.

Sonuç

Makalemizde belirttiğimiz zaman yönetimi ile ilgili ipuçları düzene giren yaşamınızın başlangıç noktası olacaktır. Bu ipuçları size başarılı kariyer, düzenli yaşam, sağlık ve mutluluk sağlayacaktır.

Referans :

http://www.codeproject.com/Articles/11502/Time-Management-Tips-for-Developers

Neslihan ÇALIŞKANEL